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Alta y gestión de clientes

Introducción: Los clientes son las personas o empresas a las que emitirás facturas. En ElequipoIA, el módulo de clientes te permite dar de alta nuevos clientes, editar su información, y gestionar su estado (activo o de baja). Mantener una ficha de cliente actualizada es útil porque sus datos (nombre, dirección, NIF, etc.) se cargarán automáticamente al hacer facturas, ahorrándote tiempo y evitando errores. Este apartado explica cómo crear un cliente nuevo y cómo gestionar la lista de clientes de forma sencilla, sin necesidad de conocimientos técnicos.

Pasos para dar de alta un cliente y gestionarlo:

1- Abrir el listado de clientes: Navega al menú Ventas → Clientes. Verás el listado de clientes existentes en tu empresa (si acabas de empezar, es posible que esté vacío o solo aparezca un cliente de prueba). Desde aquí podrás buscar, crear o seleccionar clientes.

2- Crear un nuevo cliente: Haz clic en el botón Nuevo para añadir un cliente nuevo. Se abrirá el formulario «Nuevo cliente» donde podrás introducir los datos. (Inserta aquí una captura del formulario «Nuevo Cliente», mostrando campos básicos como Nombre, CIF/NIF, etc.)

3- Nombre del cliente (obligatorio): Escribe el Nombre o identificador principal del cliente. Este campo es el único requerido para guardar un nuevo cliente. Puede ser el nombre de la persona (p. ej., «Juan Pérez») o el nombre comercial de la empresa (p. ej., «Tecnologías ACME S.L.»). Si el cliente es una empresa, más abajo tendrás la opción de indicar la razón social exacta.

4- Razón social (opcional): Si necesitas distinguir entre un nombre comercial y el nombre fiscal oficial del cliente, puedes usar el campo Razón social. Por ejemplo, Nombre: «ACME», Razón social: «ACME S.L. (A12345678)». Si lo dejas vacío, en las facturas se usará el Nombre del cliente como razón social.

5- Identificación fiscal: Selecciona el tipo de documento en Id. Fiscal (por ejemplo, NIF, CIF, DNI, VAT) y rellena el Número fiscal en el campo siguiente. Para clientes particulares en España, suele ser el DNI (o NIE); para empresas, el CIF/NIF. Ejemplo: Id. fiscal = NIF, Núm. fiscal = 12345678X. Puedes dejarlo en blanco si no lo tienes a mano, pero es recomendable completarlo antes de emitir facturas para que aparezca en ellas.

6- Tipo de cliente (particular o empresa): Si el cliente es una persona física (particular), marca la casilla indicada como Persona natural (no jurídica). Si es una empresa, esa casilla debe estar desmarcada. Esta distinción ayuda al programa a saber cómo tratar algunos campos, pero principalmente es informativa.

7- Información de contacto: Puedes rellenar los campos de contacto del cliente:

  • Teléfono y Teléfono 2: números de contacto del cliente (fijo, móvil, etc.) (opcionales).

  • Email: correo electrónico del cliente (opcional). Si lo indicas, luego podrás enviarle facturas por email fácilmente sin volver a teclearlo.

  • Dirección de facturación: Inicialmente, al guardar el cliente, el sistema crea una dirección por defecto asociada (veremos esto en el siguiente paso). En este formulario principal de creación no se piden los detalles de dirección; eso se añade después de guardar, en la sección de Direcciones.

8- Términos comerciales (opcional): Son campos adicionales que puedes configurar según la relación con el cliente:

  • Forma de pago preferida: Puedes asignar una forma de pago predeterminada para este cliente (por ejemplo, Transferencia 30 días, Contado, etc.). Esto hará que al crear facturas para él, se cargue esa forma de pago automáticamente.

  • Días de pago acordados: Si acordaste días específicos de pago (por ejemplo, que este cliente te pague los días 1 y 15 de cada mes), puedes indicarlo en Días de pago. Las facturas calcularán su vencimiento ajustándose a esos días.

  • Riesgo máximo: Si manejas un límite de crédito para el cliente (importe máximo adeudado permitido), puedes fijarlo aquí (por ejemplo, 2.000 €). El sistema te avisará o impedirá nuevas ventas si el cliente supera ese riesgo.

  • Tarifa asignada: Si manejas distintas tarifas de precios y quieres que este cliente use una tarifa especial, puedes seleccionarla en el campo Tarifa (requiere haber creado tarifas previamente).

  • Grupo: Puedes asignar el cliente a un grupo (p. ej., «Clientes mayoristas», «Europa», etc.) si tienes grupos definidos, para segmentar. Los grupos pueden tener también tarifas asociadas.

  • Agente: Si tienes agentes comerciales o vendedores que cobran comisión, puedes asignar aquí el agente responsable de este cliente. De esa forma, todas las ventas a este cliente quedarán ligadas a ese agente.

  • Régimen de impuestos: Si este cliente tiene un tratamiento especial de impuestos (por ejemplo, está exento de IVA o sujeto a Recargo de Equivalencia), puedes indicarlo aquí para que sus facturas se creen con ese régimen automáticamente. En la mayoría de casos será «General».

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9- Guardar el cliente: Pulsa el botón Guardar (normalmente ubicado abajo a la derecha del formulario). Al guardar, el sistema creará la ficha del cliente y te mostrará nuevamente la pantalla del cliente con sus datos guardados. Importante: hasta que no guardes, no podrás añadir direcciones ni otros datos adicionales, ya que el cliente aún «no existe» en el sistema.

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10- Añadir dirección del cliente: Una vez guardado, verás que en la sección de Información de contacto del cliente ya aparece una Dirección de facturación creada automáticamente (aunque vacía). Haz clic en esa dirección (o en la pestaña Direcciones si la interfaz la separa) para editarla y rellenar los campos: calle, número, código postal, ciudad, provincia y país de la dirección fiscal del cliente. También puedes darle una descripción (por ejemplo «Oficina central» o «Domicilio») para identificarla si el cliente tuviera varias direcciones. Guarda la dirección. (Si el cliente tiene una dirección de envío distinta, puedes agregar otra dirección en esta sección con la descripción «Dirección de envío».)

11- Añadir cuentas bancarias (opcional): Si el cliente te ha proporcionado un número de cuenta bancaria (por ejemplo, para domiciliaciones o para devoluciones), ve a la sección Cuentas bancarias del cliente y añade una nueva. Introduce el IBAN y demás datos solicitados. Esto es útil especialmente si usarás funciones de remesas bancarias o simplemente para tener guardada la info de pago del cliente.

12- Editar un cliente existente: Para modificar datos de un cliente (por ejemplo, si cambió de dirección, o corregir un error en el nombre), ve al listado Ventas → Clientes, haz clic sobre el nombre del cliente para abrir su ficha, luego pulsa el botón Editar (si se requiere en tu versión) o directamente modifica los campos necesarios y guarda. Puedes actualizar cualquier dato: contacto, información fiscal, condiciones, etc., en cualquier momento.

13- Eliminar un cliente: Si necesitas eliminar un cliente, ten en cuenta una restricción importante: solo podrás borrarlo si no tiene facturas, albaranes, pedidos ni presupuestos asociados en el sistema. Esto significa que si nunca lo utilizaste en ningún documento, puedes eliminarlo (suele haber un botón Eliminar o Borrar en la parte inferior de su ficha). Al hacer clic, el programa te pedirá confirmación; una vez aceptes, el cliente desaparecerá de la base de datos. Sin embargo, si el cliente ya tiene historial de facturación, el sistema no te permitirá eliminarlo para mantener la integridad de los datos.

14- Dar de baja (desactivar) un cliente: En lugar de eliminar, si un cliente ya tiene facturas pero quieres que no aparezca más para nuevas ventas, puedes darlo de baja. Para ello, abre la ficha del cliente y busca el campo Fecha de baja. Asigna la fecha en que deseas marcarlo como inactivo (por ejemplo, la fecha actual). Guarda los cambios. A partir de esa fecha, el cliente se considerará suspendido o inactivo: no aparecerá en los desplegables al crear nuevas facturas o documentos, evitando que se seleccione por error. Sus datos e historial permanecen en el sistema, simplemente queda oculto de las listas activas.

15- Consultar clientes de baja: Si necesitas ver clientes inactivos (dados de baja), puedes hacerlo usando los filtros en el listado de clientes. En Ventas → Clientes, haz clic en el botón Filtros (suele mostrarse como un icono de embudo o una opción de “Mostrar”). Allí, donde normalmente pone «solamente activos», cambia la selección a «solamente suspendidos» o «todos» para incluir los clientes de baja en el listado. De este modo podrás visualizar clientes antiguos o reactivarlos si fuera necesario (quitando la fecha de baja).

16- Reactivar un cliente: Si un cliente dado de baja vuelve a operar contigo, simplemente edita su ficha, borra la Fecha de baja (déjala vacía) y guarda. El cliente volverá a estar activo y disponible en los listados para nuevas facturas.

17- Mantener organizada la lista de clientes: Puedes utilizar la barra de búsqueda en el listado para localizar clientes rápidamente por nombre, CIF u otros campos. También es útil asignar grupos si tienes muchos clientes, así podrás filtrarlos por categorías (por ejemplo, «Clientes internacionales», «Distribuidores», etc.). ElequipoIA también permite personalizar qué columnas ves en el listado de clientes mediante el botón Opciones en la lista, aunque esto es opcional.

 

Consejos y buenas prácticas:

  • Información completa: Aunque solo el nombre es obligatorio, intenta completar la ficha del cliente lo mejor posible (NIF/CIF, dirección, email). Tener estos datos te facilitará luego generar facturas completas sin tener que teclearlos manualmente en cada ocasión.

     

  • Clientes duplicados: Evita crear clientes duplicados. Antes de dar de alta uno nuevo, utiliza la búsqueda para ver si ya existe. Si encuentras duplicados, puedes fusionar su información manualmente o decidir cuál usar y dar de baja/eliminar el otro.

     

  • Uso de «Fecha de baja»: Es preferible dar de baja a un cliente que ya no trabaja contigo en lugar de borrarlo (si tiene facturas). De esta forma mantienes su histórico de transacciones y cumples con la obligación de conservar datos de facturación. Un cliente de baja no te estorba en la operativa diaria (porque no aparece entre los activos) y siempre puedes consultarlo si necesitas revisar sus facturas antiguas.

     

  • Privacidad: Si un cliente te solicita la eliminación de sus datos personales (ej. RGPD), consulta con un asesor. En el sistema, eliminarlo solo será posible si no tiene facturas; si las tiene, podrías anonimizarlos parcialmente (cambiando nombre a «Cliente X» por ejemplo) pero manteniendo las facturas. Esto ya es un tema excepcional, pero vale mencionarlo.

     

  • Importación masiva: Si tienes muchos clientes en otro formato, recuerda que puedes usar la función de Importar (como vimos en el apartado anterior) para cargarlos rápidamente en lugar de darlos de alta uno por uno.

En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.

Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en los próximos meses. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.

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