• Entrega de credenciales al cliente: Ahora es el momento de informarle al cliente que tiene disponible el portal. Comunícale la URL de acceso que comentamos (por ejemplo, la dirección web donde está el portal) y proporciónale el usuario (suele ser su correo electrónico) y la contraseña que se estableció. Es importante hacerlo de manera segura: lo ideal es conversar directamente con el cliente para darle esta información. Por ejemplo, puedes enviarle un correo electrónico personalizado que incluya la URL y su usuario, y pactar por teléfono o SMS la contraseña, o viceversa. Si se le envía una contraseña temporal, recuérdale que debería cambiarla en su primer acceso por una que solo él conozca (si el sistema ofrece esa opción de cambio de contraseña, la mayoría lo permiten).
  
  Hecho esto, el cliente ya podrá entrar en el portal. Veamos qué encontrará y cómo puede usarlo:

  ¿Qué puede ver el cliente en el portal?: Cuando el cliente inicia sesión en el portal (normalmente con su email y contraseña en la página de login del portal), se le presentará un panel de control o menú personalizado. Las opciones exactas pueden variar según la versión del plugin y lo que hayas decidido activar, pero típicamente el cliente podrá acceder a:

• Sus presupuestos: verá los presupuestos que le has emitido y que estén pendientes de decisión. Por ejemplo, un presupuesto de venta que aún no ha sido aceptado ni rechazado. Según la configuración, el cliente podría desde ahí mismo marcar un presupuesto como “Aceptado” o “Rechazado. Si lo hace, a ti te llegará esa información a ElequipoIA (p. ej., el presupuesto cambiará de estado automáticamente a aceptado por el cliente), agilizando el proceso sin necesidad de firmas en papel ni correos de confirmación.
• Sus pedidos: cualquier pedido de venta que esté en curso para ese cliente podría listarse, de forma que vea qué ha solicitado, fechas previstas de entrega, estado (en preparación, enviado, etc. si utilizas esas opciones). Así, el cliente puede consultar el progreso de sus pedidos sin llamarte.
• Sus albaranes: es decir, los documentos de entrega de mercancías o prestación de servicios. Podrá verlos y descargarlos en PDF si los necesita como comprobante de entrega.
• Sus facturas: quizá la parte más utilizada. El cliente tendrá acceso a todas las facturas que le has emitido. Podrá ver para cada factura si está pagada o pendiente de pago (en base a lo que tú hayas registrado en ElequipoIA), la fecha de emisión, el importe, etc. Lo más útil es que podrá descargar el PDF de cada factura directamente desde el portal. Así, ante cualquier reenvío de factura que normalmente te pediría, él mismo puede obtenerla al instante. Algunas implementaciones también permiten que el cliente, desde la factura en el portal, haga acciones como imprimirla o incluso pagarla en línea (por ejemplo, mediante tarjeta) si tienes pasarelas de pago integradas – esto último depende de la configuración avanzada y plugins de pago online que tengas, no es obligatorio.
• Estado de pagos: a veces el portal incluye una sección donde el cliente ve un resumen de sus pagos/recibos. Por ejemplo, si te ha pagado ciertas facturas, puede ver el listado de pagos registrados. Si hubiera algún importe pendiente (facturas impagadas a fecha actual), eso también suele quedar reflejado, lo cual le recuerda que tiene saldos pendientes contigo.
• Documentos o archivos compartidos: si ElequipoIA lo permite, podrías compartir archivos con el cliente a través del portal, como contratos, informes, etc., subiéndolos a su ficha. El plugin PortalCliente soporta archivos privados vinculados a contactos, clientes y documentos, de modo que el cliente podría descargarlos. Por ejemplo, podrías adjuntar un contrato firmado en la ficha del cliente y habilitar que él lo vea en su portal.

En general, el portal muestra información solo-lectura al cliente (no puede modificar tus datos internos). Toda la información que ve está limitada a la de su propia empresa. Un cliente no verá jamás datos de otros clientes.

Interacción a través del portal: Como mencionamos, no solo es un repositorio pasivo de documentos; el portal también puede permitir cierta interacción. Un caso típico es la aprobación de presupuestos en línea: cuando envías un presupuesto a través del portal, el cliente lo visualiza y puede pulsar un botón de “Aceptar” (o “Rechazar”). Al hacerlo, tú recibirás esa respuesta automáticamente en ElequipoIA, cambiando el estado del presupuesto y quizá notificándote la acción. Esto agiliza mucho el ciclo comercial, ya que evita tener que perseguir la respuesta por teléfono o correo – el cliente simplemente entra y con un clic lo deja resuelto. Otro ejemplo de interacción es el envío de comentarios o mensajes: algunos portales permiten que, viendo un documento, el cliente escriba una nota o consulta relacionada (por ejemplo: “Tengo una duda con el importe de esta línea de la factura”). Esa nota te podría llegar a ti o quedar registrada en el sistema para que la revises. De esta manera, el portal se convierte en un canal bidireccional ligero para gestiones sencillas, manteniendo todo el historial ligado al propio documento. Por supuesto, si prefieres desactivar ciertas interacciones, puedes hacerlo en la configuración del plugin, dependiendo de la política de tu empresa.

• Desactivar el acceso de un cliente: Si en algún momento un cliente deja de ser activo o por cualquier motivo deseas revocar su acceso al portal, puedes deshabilitar su usuario sin eliminar al cliente en sí. Para ello, ve a la ficha del cliente en Ventas → Clientes y busca la opción de acceso al portal (donde antes activaste el acceso). Debería haber algo como «Desactivar acceso portal» o simplemente puedes quitar/eliminar el usuario asignado al cliente. Alternativamente, algunos sistemas permiten hacerlo desde el módulo de administración de usuarios (buscando el usuario del cliente y marcándolo como inactivo). Al realizar esta acción, las credenciales de ese cliente ya no serán válidas para entrar al portal (si intenta, le dará error de login). Siempre tendrás la posibilidad de reactivarlo o generar credenciales nuevas más adelante, si fuera necesario. También, si un cliente olvida su contraseña, desde ElequipoIA puedes restablecerla: típicamente hay un botón de “Restablecer contraseña” en la ficha del cliente o en la gestión de usuarios que enviará un correo de recuperación o te permitirá asignar una contraseña nueva temporal.

En resumen, el Portal del cliente empodera a tus clientes para auto-servirse de información y documentos, lo que redunda en un mejor servicio percibido y te libera a ti de tareas administrativas repetitivas. Todo con control de seguridad (cada quien solo accede a lo suyo) y registro de lo que ocurre. Es importante familiarizar a los clientes con esta herramienta: cuando los invites a usarla, explícales brevemente las ventajas (por ejemplo: “desde su portal podrá descargar facturas, ver el estado de sus pedidos y aprobar presupuestos fácilmente”). Muchos lo apreciarán y adoptarán rápidamente. Y por tu parte, mantener el portal actualizado (por ejemplo, marcando las facturas como pagadas cuando corresponda, subiendo los documentos nuevos al día) hará que la información que ven sea útil y confiable. Si gestionas bien esta función, lograrás ahorrar tiempo y mejorar la satisfacción de tus clientes.