Introducción: La facturación electrónica en formato Facturae es obligatoria para operar con la Administración Pública en España. ElequipoIA integra un plugin que permite generar estas facturas electrónicas directamente desde el sistema, evitando aplicaciones externas. Esta guía explica cómo activar el plugin, configurar los datos, generar facturas Facturae y enviarlas a la Administración.
Pasos para usar Facturae (facturación electrónica)
1- Activar el plugin de Facturae
Accede a Administrador → Plugins y busca el plugin Facturae o Facturación electrónica.
Si está desactivado, haz clic en Activar.
Si no está instalado, sigue las instrucciones para instalarlo.
(Incluir captura de la sección de Plugins con el plugin Facturae activado).
Una vez activado, aparecerán nuevas opciones en el módulo de facturas de venta.
2- Configurar datos necesarios
Asegúrate de que tanto tu empresa como el cliente tengan datos fiscales completos:
Tu empresa: CIF/NIF, dirección, razón social (configurado previamente).
Cliente público: Códigos DIR3 o identificadores de oficina contable (en la ficha del cliente).
Estos datos son esenciales para que la factura cumpla el estándar Facturae y sea aceptada.
3- Generar la factura electrónica
Sigue estos pasos desde una factura de venta existente:
Crea la factura normal en Ventas → Facturas → Nuevo.
Selecciona el cliente (ej: organismo público) y añade líneas, impuestos, etc.
Guarda la factura y busca la opción Generar Facturae (junto a «Imprimir» o «Exportar»).
El sistema generará un archivo .xsig o .xml (estándar Facturae 3.2), firmado digitalmente si has configurado un certificado.
Descarga el archivo en tu equipo.
4- Enviar la factura a la Administración
El envío se realiza fuera de ElequipoIA, generalmente mediante la plataforma FACe:
Accede a FACe o la plataforma indicada por el cliente con tu certificado digital.
Selecciona Registrar nueva factura y sube el archivo Facturae descargado.
Completa campos adicionales (ej: órgano destinatario, códigos DIR3).
Obtén el justificante de envío con el número de registro.
Realiza el seguimiento del estado (aceptación, pago) directamente en la plataforma.
Aspectos clave
Certificado digital: Configúralo previamente en ElequipoIA para firmar automáticamente las facturas.
Validación: Verifica que los datos del cliente público (códigos DIR3) sean exactos.
Seguimiento: La trazabilidad posterior al envío se gestiona en las plataformas oficiales, no en ElequipoIA.
Consejos prácticos
Pruebas iniciales: Genera una factura de prueba para validar el formato antes de enviarla a la Administración.
Mantenimiento: Actualiza periódicamente los datos de clientes públicos según sus requerimientos.
Documentación: Consulta la ayuda del plugin Facturae para configuraciones avanzadas (ej: versión específica del formato).
Integrar Facturae en ElequipoIA agiliza el cumplimiento de obligaciones con la Administración, garantizando que tus facturas electrónicas cumplan con los estándares legales de forma sencilla y centralizada.
Consejos para el uso de Facturae
Verificación de datos obligatorios
Confirma que la ficha del cliente público incluya:
CIF/NIF correcto y completo.
Dirección fiscal exacta.
Códigos DIR3 específicos (unidad tramitadora, órgano gestor, etc.).
ElequipoIA alertará sobre campos críticos faltantes, pero la revisión previa evita rechazos.
Mantenimiento del plugin
Actualiza periódicamente el plugin Facturae desde Administrador → Plugins.
Las normativas cambian (ej: nuevos campos o formatos), y las versiones actualizadas garantizan cumplimiento.
Habilita notificaciones automáticas si están disponibles.
Gestión de comprobantes
Al enviar la factura por FACe u otra plataforma:
Descarga el acuse de recibo (PDF con número de registro y fecha).
Archívalo vinculado a la factura en ElequipoIA (subiéndolo como documento adjunto).
Esto crea un historial completo para auditorías o reclamaciones.
Configuración de certificados digitales
Para firma automática:
Configura tu certificado digital (persona física o representante) en ElequipoIA.
Sigue las guías del plugin para asociarlo.
Alternativas:
Genera Facturae sin firma y usa herramientas externas como AutoFirma.
Verifica si el organismo acepta facturas sin firma (común en envíos mediante plataformas autenticadas).
Uso selectivo
Emplea Facturae solo para clientes que lo exijan:
Administraciones públicas.
Grandes empresas con políticas específicas.
Para clientes privados, el PDF estándar es válido y más sencillo.
Prevención de errores comunes
Pruebas iniciales: Envía una factura de prueba a entornos de validación si la plataforma lo permite.
Validación de esquemas: Asegúrate de que el XML generado cumple el estándar Facturae 3.2.1 o la versión vigente.
Comunicación con el cliente: Confirma los códigos DIR3 directamente con el organismo público antes de facturar.
Integración con procesos existentes
Flujo de trabajo recomendado:
Crear factura normal en ElequipoIA.
Verificar datos del cliente público.
Generar y descargar Facturae.
Subir a plataforma oficial (FACe) y archivar comprobante.
Ventajas:
Elimina duplicidad de tareas.
Centraliza la información fiscal y legal.
Seguir estas prácticas te permitirá utilizar Facturae de manera eficiente, minimizando rechazos y asegurando el cumplimiento normativo con la Administración Pública.
En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.
Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en el 2027. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.
