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Facturación electrónica (Facturae)

Introducción: La facturación electrónica en formato Facturae es un requisito cada vez más común, especialmente si trabajas con la Administración Pública en España. Facturae es un formato estándar (un archivo XML firmado digitalmente) que las administraciones requieren en lugar del PDF tradicional. ElequipoIA, mediante un plugin de Facturae, te permite generar estas facturas electrónicas de forma fácil a partir de tus facturas de venta, ahorrándote el tener que usar aplicaciones externas. En esta sección te guiaremos por cómo activar el plugin de Facturae, cómo generar una factura electrónica desde ElequipoIA y cómo enviarla a la Administración correspondiente.

Pasos para usar Facturae (facturación electrónica):

1- Activar el plugin de Facturae: Lo primero es asegurarse de que la función de factura electrónica está disponible. En ElequipoIA, ve al menú Administrador → Plugins. Busca en la lista de plugins el llamado Facturae o Facturación electrónica. Si aparece como desactivado o no instalado, haz clic para instalarlo/activarlo (normalmente un botón de Activar). Si ya está activo, no hace falta hacer nada más en este paso. Una vez activado, el sistema puede mostrar nuevas opciones en el módulo de facturas de venta para generar Facturae. (Activar plugins no requiere conocimientos técnicos: es solo marcar y listo.) (Inserta aquí una captura de la sección de Plugins, mostrando el plugin Facturae activado en la lista).

2- Configurar datos necesarios (una sola vez): Antes de generar una factura electrónica, asegúrate de que los datos fiscales de tu empresa y del cliente están completos, ya que el formato Facturae es estricto. Por ejemplo, tu empresa debe tener informado el CIF/NIF, dirección completa y razón social correcta en ElequipoIA (seguramente ya lo hiciste al configurar la empresa). Si vas a facturar a un organismo público, suele requerir datos adicionales como algún código DIR3 o identificador de oficina contable. En la ficha del cliente (si ese cliente es una administración), podrías tener campos adicionales para esos códigos (dependiendo del plugin). Revisa si existen y rellénalos según las instrucciones que te haya dado tu cliente público. Esto suele ser necesario para que la factura electrónica se acepte.

3- Generar la factura electrónica desde una factura de venta: Ahora viene lo principal. Crea primero tu factura de venta normal en ElequipoIA (como aprendiste en secciones anteriores): menú Ventas → Facturas → Nuevo, selecciona el cliente (por ejemplo, un ayuntamiento u organismo público), añade las líneas de productos/servicios, impuestos, etc., y guarda la factura. Una vez guardada, busca en la pantalla de la factura alguna opción relacionada con Facturae. Puede ser un botón que diga Generar Facturae, Exportar Factura electrónica o un icono especial (a veces aparece junto al botón de imprimir o exportar). Al hacer clic, el sistema procesará la información de la factura y generará un archivo electrónico. Te solicitará que elijas una ubicación para guardarlo en tu ordenador, o automáticamente lo descargará (generalmente con extensión .xsig o .xml). Ese archivo es la factura electrónica. ElequipoIA lo genera cumpliendo el estándar Facturae versión 3.2 (la utilizada por las Administraciones) y lo firma digitalmente si tienes configurado un certificado digital en el sistema (en algunos casos, podrías tener que configurar tu certificado previamente para firmar, consulta la documentación del plugin si aplica). Si no, puede generarla sin firma para que luego la firmes externamente, pero normalmente el plugin ya permite la firma.

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2- Enviar la factura electrónica a la Administración: Con el archivo .xsig/.xml generado, el último paso es presentarlo a la Administración correspondiente. Esto generalmente se realiza fuera de ElequipoIA, a través de la plataforma FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas del Gobierno de España) u otra plataforma que te indique tu cliente público. Para enviarla:

  • Entra en la web del organismo (por ejemplo, FACe) con tu certificado digital o sistema de acceso.
  • Busca la opción de Registrar nueva factura o Presentar factura electrónica. Te pedirá subir el archivo: selecciona el archivo Facturae que acabas de descargar.
  • Rellena algunos datos adicionales si la plataforma lo requiere (como el órgano destinatario, que deben haberte proporcionado previamente y que coincide con esos códigos DIR3 que mencionamos).
  • Envía la factura. La plataforma te dará un número de registro o justificante de haberla recibido.
  • ¡Listo! La Administración procesará esa factura y, tras su ciclo de aprobación interno, deberías recibir el pago según sus plazos.
     ElequipoIA de momento habrá cumplido su función, que es generarte el archivo en el formato correcto. Cualquier comunicación sobre el estado (aceptada, rechazada, etc.) la verás en la plataforma de la Administración, no en ElequipoIA, así que conviene hacer seguimiento allí.

Consejos:

  • Verifica la información obligatoria: La razón más común por la que una factura electrónica es rechazada por la Administración es porque falta o está mal algún dato obligatorio (por ejemplo, el código de unidad tramitadora, o el CIF del cliente, etc.). Antes de generar la Facturae, verifica que en la ficha del cliente (especialmente si es un organismo público) has rellenado todos los campos necesarios que el plugin Facturae pueda requerir. ElequipoIA suele avisarte si falta algo crítico al intentar generar el archivo, pero es mejor adelantarse. Un dato imprescindible es el CIF/NIF del cliente y su dirección; en clientes gubernamentales, también su código de registro.

  • Manten actualizado el plugin: Las normativas de Facturae pueden actualizarse con el tiempo (por ejemplo, nuevos requisitos de campos, formatos). Asegúrate de mantener el plugin Facturae actualizado a la última versión, especialmente si ElequipoIA te notifica de actualizaciones. Esto garantizará que tus facturas electrónicas cumplan siempre el estándar vigente y evitará rechazos por usar un esquema antiguo.

  • Conserva el acuse de recibo: Cuando envíes la factura en la plataforma de la Administración, guarda el comprobante o acuse que te den (suele ser un PDF con un número de registro y fecha). No es parte de ElequipoIA, pero es buena práctica archivarlo junto a tu factura (incluso puedes subir ese PDF como adjunto en la factura dentro de ElequipoIA si quieres tener todo en un mismo sitio). Así tendrás evidencia de cuándo enviaste la factura y que fue correctamente recibida.

  • Uso de certificados digitales: Para firmar facturas electrónicas se necesita un certificado digital (por ejemplo el de Persona Física o Representante de tu empresa). Algunos plugins permiten configurarlo para automatizar la firma. Si no estás familiarizado con esto, puedes generar la Facturae sin firmar desde ElequipoIA y luego firmarla con una herramienta externa como AutoFirma. Sin embargo, la mayoría de organismos hoy aceptan Facturae sin firma siempre que se haya presentado a través de una cuenta autenticada, pero conviene confirmarlo. Consulta con tu informático o asesor si tienes dudas sobre la firma digital.

  • Solo cuando sea necesario: No hace falta que generes Facturae para todos tus clientes, solo para quienes te lo exijan (normalmente entes públicos o grandes empresas que lo soliciten). Para el resto de clientes privados, el PDF de la factura estándar es suficiente y legal. La opción de Facturae está ahí para cuando la necesites, pero no te sientas obligado a usarla en cada factura si no es requerido.

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Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en los próximos meses. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.

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