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Informes y contabilidad

Introducción: ElequipoIA incluye herramientas de informes para que puedas obtener, en cualquier momento, un panorama de tus ventas, compras y situación financiera, ¡sin ser experto en contabilidad! Gracias a estos informes, un usuario final puede ver cuánto ha vendido en un periodo, cuánto ha gastado, quiénes son sus mejores clientes o proveedores, e incluso un balance básico de ingresos y gastos. Además, el programa te permite exportar datos fácilmente a Excel o PDF, para que puedas guardarlos, imprimirlos o analizarlos por fuera. En esta sección te explicaremos cómo generar informes de ventas y compras, cómo exportar esa información, y cómo obtener un balance simple de tus ingresos y gastos, todo de manera sencilla.

Pasos para generar informes y obtener un balance:

1- Acceder al menú de informes: En la interfaz principal de ElequipoIA, ubica el menú Informes (a veces visible en la barra superior o en el menú lateral, según la versión). Al hacer clic, verás varias categorías de informes disponibles. Por ejemplo, suele haber secciones como Informes de ventas, Informes de compras e Informes contables. Estos apartados agrupan diferentes reportes prediseñados. No necesitas conocimientos avanzados: la mayoría de informes se generan con un par de clics indicando rango de fechas u otros filtros básicos.

2- Generar un informe de ventas: Como ejemplo, vamos a obtener un informe de ventas. Dentro del menú Informes, selecciona un reporte típico, por ejemplo Listado de facturas de venta o Ventas por cliente (el nombre puede variar ligeramente). Aparecerá una pantalla donde podrás ajustar algunos parámetros para tu informe:

  • Normalmente podrás elegir un rango de fechas – por ejemplo, inicio y fin de mes o de año – para acotar las ventas a ese periodo.

  • También podrías filtrar por serie de facturación (si manejas varias series), por cliente específico o por estado (todas, pagadas, pendientes) dependiendo del informe.

  • Una vez seleccionados los criterios, haz clic en Generar informe o el botón equivalente (a veces simplemente pone Buscar o Ver).
     El sistema procesará la información y te mostrará el resultado en pantalla: verás el listado de facturas emitidas en ese periodo, con sus importes, o el total de ventas por cada cliente, etc., según el informe elegido. Si el informe tiene formato tabular, podrás desplazarte por la lista; si es un resumen, quizás te muestre totales directamente.
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3- Generar un informe de compras: Del mismo modo, puedes obtener informes de tus gastos. Por ejemplo, elige un Informe de compras como Listado de facturas de compra o Gastos por proveedor. Indica nuevamente las fechas (por ejemplo, «del 1 de enero al 31 de marzo») y pulsa generar. Obtendrás la lista de facturas de proveedores en ese tramo, con los importes. Esto te permite ver cuánto has gastado y con quién. Es útil para identificar, por ejemplo, qué proveedor tiene más peso en tus compras o cuánto suman tus gastos en un trimestre. Notarás que la mecánica es similar a la de los informes de ventas, cambiando simplemente la fuente de datos.

4- Exportar datos a Excel o PDF: Una vez que tengas un informe en pantalla (ya sea de ventas o compras, o cualquier listado, incluso el de facturas, clientes, etc.), es muy sencillo exportar esa información. En casi todas las pantallas de listado de ElequipoIA verás iconos pequeños de Excel (CSV) o PDF en la parte superior o inferior. Por ejemplo, tras generar un informe de ventas, busca un icono con el logo de Excel o un botón que diga Exportar. Al hacer clic, el programa descargará un archivo (formato Excel o CSV) con los datos del informe. Podrás abrir ese archivo en Excel para hacer tu propio análisis, gráficos, o simplemente guardar una copia. Del mismo modo, el icono de PDF te permitirá descargar el informe formateado en un PDF listo para imprimir o enviar. (Si no ves los iconos, puede que estén en un menú desplegable llamado «Exportar» o similar.) Gracias a esto, aunque no tengas conocimientos de bases de datos, puedes llevarte los datos y trabajarlos externamente con unas pocas pulsaciones.

5- Obtener un balance de ingresos y gastos: ElequipoIA puede mostrarte un balance básico de cómo va tu negocio – es decir, cuánto has ingresado versus cuánto has gastado – en un periodo determinado. Para ello, dentro del menú Informes busca algún reporte contable de Resultados o Balance. Muchas instalaciones tienen un informe llamado Pérdidas y Ganancias (o “Balance de ingresos y gastos”) que resume tus ingresos menos gastos. Selecciónalo; se te pedirá usualmente elegir el ejercicio o año que quieres analizar, o un rango de fechas. Elige, por ejemplo, el año actual. Luego haz clic en Generar. El sistema calculará todos tus ingresos (sumando las facturas de venta) y todos tus gastos (sumando las facturas de compra, y otros gastos si los hubiere) en ese periodo, presentándote un resultado: si ingresos > gastos verás un beneficio, si es al revés verás una pérdida. Puede presentarlo en forma de tabla (ingresos por un lado, gastos por otro y diferencia). Este balance básico te da una idea de la salud de tu negocio. (Inserta aquí una captura de la pantalla de generación de un informe contable de Resultados o Balance, mostrando la selección del periodo y un resumen de ingresos, gastos y resultado obtenidos.)

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6- Explorar otros informes contables: Además del balance, ElequipoIA (con los plugins adecuados) puede generar informes contables más detallados como el Libro Mayor, Balance de situación, Resumen de IVA, etc. Estos son más avanzados, pero mencionaré brevemente que existen. Por ejemplo, un desglose de IVA te indicará cuánto IVA has cobrado en ventas y cuánto has soportado en compras en un periodo, facilitando la preparación del modelo 303. Aunque como usuario sin experiencia no profundices en ellos de entrada, ten en cuenta que están disponibles cuando los necesites, y suelen funcionar de forma similar: seleccionas periodo y obtienes el cálculo automático.

Consejos:

  • Información al día: Los informes serán tan útiles como los datos que hayas introducido. Para obtener un informe de ventas preciso, debes haber registrado todas tus facturas de venta; igual con compras. Acostúmbrate a ingresar tus facturas y cobros/pagos regularmente, así cuando generes un informe (de, por ejemplo, ventas del mes), los números reflejarán la realidad. Un informe te puede alertar si falta algo (por ejemplo, ves “0 ventas” en enero y sabes que vendiste, eso indica que quizás olvidaste registrar facturas de ese mes).

  • Toma de decisiones: Utiliza los informes para tomar decisiones informadas. Por ejemplo, un informe Ventas por producto puede revelarte cuáles son tus productos más vendidos (y así enfocarte en ellos), o un informe Compras por proveedor te muestra con quién gastas más (quizá para negociar mejores precios). Incluso sin conocimientos contables, estos datos te darán pistas para gestionar mejor tu negocio.

  • Verifica antes de presentar impuestos: Los informes contables, como el de IVA o el de Pérdidas y Ganancias, son muy útiles antes de hacer tus declaraciones tributarias. Por ejemplo, puedes generar un resumen de IVA trimestral y compararlo con el modelo 303 que el sistema te proporciona (veremos ese tema enseguida). Si detectas diferencias o algo extraño, quizás alguna factura está mal cargada (un impuesto mal asignado, etc.). Mejor detectarlo en un informe que después en la declaración oficial. Así que aprovecha estos reportes como ensayo general antes de presentar impuestos.

  • Exportación para tu asesor: Si trabajas con un asesor contable o gestoría, es probable que te pidan información de tus facturas. Con ElequipoIA puedes exportar listados completos en Excel y enviárselos por email en segundos. Por ejemplo, todas las facturas de venta del trimestre, o el libro de compras. Esto simplifica muchísimo la colaboración con profesionales externos, ya que no tendrás que hacer cuadros a mano: el programa ya te los prepara.

  • Aprende gradualmente: Al principio tal vez solo uses uno o dos informes básicos (como ventas del mes, etc.). A medida que te familiarices, explora otros informes. La interfaz es amigable: no temas “romper” nada por abrir un informe. Si algún término contable no te resulta claro (ej. «Balance de situación»), puedes consultarlo con tu asesor o en la documentación, pero no es obligatorio usarlos todos. Empieza por los que entiendas (ventas, gastos, resultados) y los más especializados déjalos para cuando estés más cómodo.

En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.

Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en los próximos meses. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.

Además, somos agentes digitalizadores del Kit Digital y gestionamos la ayuda para que tu negocio pueda implementar la factura electrónica subvencionada. Puedes consultar todos los detalles de este servicio aquí: Factura electrónica subvencionada con Kit Digital.