ElequipoIA no solo lleva la facturación, también puede llevar la contabilidad completa de tu negocio gracias al plugin de Contabilidad. Esto significa que, además de registrar facturas y cobros, el sistema es capaz de reflejar todas esas operaciones en los libros contables oficiales (libro diario, mayor, balances, etc.), de manera que obtienes la fotografía financiera de tu empresa al día, sin tener que hacer doble trabajo. Vamos a ver los puntos clave de este módulo y cómo sacarle provecho, incluso si no eres experto en contabilidad.
Plan Contable y ejercicios: Al activar la contabilidad en ElequipoIA, el sistema instala un Plan Contable predeterminado para tu empresa, generalmente adaptado al país que configuraste (por ejemplo, el Plan General Contable español). El plan contable es simplemente el catálogo de cuentas contables (esas codificaciones numéricas que representan cada tipo de activo, pasivo, ingreso, gasto, etc.). ElequipoIA ya trae de fábrica las cuentas típicas: por ejemplo, la cuenta 430 para clientes, 400 para proveedores, 570 para caja, 700 para ventas, 600 para compras, etc., con sus descripciones. Estas cuentas se organizan jerárquicamente (grupos, subgrupos y subcuentas). Por suerte, no necesitas configurar nada de esto manualmente para empezar: el sistema asigna automáticamente las cuentas cuando creas elementos. Por ejemplo, cada cliente que das de alta obtiene internamente una subcuenta contable en el grupo de clientes, cada proveedor en el de proveedores, tus bancos en la cuenta de tesorería, etc. Todo ello queda vinculado sin que tengas que intervenir. Además, la contabilidad se lleva por ejercicios contables (normalmente un ejercicio = un año). ElequipoIA crea un ejercicio contable para el año en curso al instalar la contabilidad. Puedes comprobarlo o crear ejercicios nuevos desde Contabilidad → Ejercicios (por ejemplo, al llegar diciembre, creas el ejercicio del año siguiente). Cada ejercicio tiene su propio plan de cuentas (aunque normalmente copiarás el del año anterior si ya lo tenías, cosa que el sistema hace automáticamente al importar el plan en el nuevo ejercicio).
Plan contable: muestra la lista completa de cuentas y subcuentas de la empresa para el ejercicio seleccionado. Desde aquí puedes consultar el catálogo de cuentas, crear cuentas nuevas si fuera necesario (poco común para un usuario básico; normalmente las cuentas ya están todas definidas), o modificar descripciones. También puedes marcar ciertas cuentas como cuentas especiales.
Cuentas especiales: esta sección (a veces dentro del propio plan contable o separada) permite indicar cuáles son las cuentas que el sistema usa por defecto para ciertas funciones. Por ejemplo, designar qué cuenta es “Caja” (efectivo), cuáles son las cuentas bancarias principales, la cuenta de “Clientes”, “Proveedores”, la de “IVA repercutido” y “IVA soportado”, etc. ElequipoIA ya asigna estas cuentas especiales de forma automática si has usado el plan estándar, pero es bueno saber que existen. Por ejemplo, en España la cuenta de Caja es 570; el sistema la identifica así, pero si en otro país fuese distinta, podrías configurarlo. Estas cuentas especiales son las referencias que usa la contabilización automática (por ejemplo, al cobrar una factura en efectivo, sabe que debe usar la cuenta marcada como Caja en lugar de asumir un número fijo).
Asientos contables: como ya explicamos, aquí ves y editas los asientos (movimientos) del libro diario. Es la “vista de contabilidad pura”. Si no eres contable, no necesitas tocar nada aquí para el día a día, pero es útil para revisar algún detalle o solucionar un descuadre con ayuda de un experto.
Cuentas bancarias: listado de las cuentas bancarias de la empresa que hayas dado de alta (por ejemplo, “Banco Santander ES98… terminación 1234”). Cada cuenta bancaria además tiene asignada una cuenta contable (generalmente en el grupo 572 Bancos). Cuando registras cobros o pagos y eliges una cuenta bancaria, el sistema sabe qué cuenta contable tocar gracias a esta configuración. Desde aquí puedes añadir cuentas de banco o editar las existentes.
Formas de pago: aquí configuras los métodos de cobro y pago que usas (transferencia, efectivo, tarjeta, domiciliación, etc.). Esto afecta a la contabilidad en tanto que algunas formas de pago permiten operaciones agrupadas, como las remesas bancarias (si por ejemplo utilizas Recibo Domiciliado como forma de cobro de varios clientes, luego podrías generar un fichero SEPA para enviar al banco, mediante un plugin adicional de Remesas SEPA). En contabilidad, cada forma de pago puede asociarse a una cuenta (por ejemplo, las ventas a crédito podrían ir contra “Clientes”, las ventas al contado contra “Caja/Bancos” automáticamente).
Series de facturación: esta sección no es exclusivamente contable, pero se ubica aquí porque tiene implicaciones en la numeración de tus documentos. Puedes definir series (por ejemplo, serie A-2025 para facturas de 2025, serie R para rectificativas, etc.). A efectos contables, separar series puede ayudarte a segmentar informes, pero principalmente es organizativo. Desde contabilidad, te aseguras de que cada serie tenga las cuentas de ingresos y demás correctamente asignadas.
Impuestos y retenciones: listado de tipos de IVA, tipos de retención IRPF y otros impuestos configurados en el sistema. Aquí ves, por ejemplo, que está el IVA 21%, 10%, etc., y las cuentas contables asociadas a cada uno (cuenta de IVA repercutido/soportado correspondiente). Estas configuraciones determinan cómo se contabiliza el IVA en las facturas. Igualmente, para retenciones de IRPF, aquí se define el porcentaje (p. ej. 15%) y la cuenta contable (por ejemplo la 4751 de Hacienda retenciones). Es importante que estos datos sean correctos para que los modelos fiscales y asientos cuadren. ElequipoIA normalmente ya trae todo esto listo para usar en la implantación inicial.
En resumen, el menú Contabilidad es el centro neurálgico para cualquier ajuste o consulta contable. Si no tienes conocimientos profundos, no pasa nada: puedes operar perfectamente con las configuraciones por defecto. Sin embargo, es útil saber que está ahí. Por ejemplo, si trabajas con un asesor contable externo, él podría pedirte “¿qué cuenta contable está usando el cliente X?” o “necesito ver el mayor de la cuenta de alquileres”. Tú podrías entrar al plan contable o a los informes y sacar esa información fácilmente.
– Obtención de informes contables: Gracias a que todos los movimientos están registrados, ElequipoIA te permite obtener informes financieros en cualquier momento, sin esperar al cierre anual. Desde el menú Informes (o a veces dentro del menú Contabilidad, sección Informes contables) podrás generar, por ejemplo: – Un Libro Diario, que es la lista de todos los asientos contables ordenados por fecha, mostrando para cada uno las cuentas debitadas y acreditadas y sus importes. Útil para un control detallado o para entregar a auditores.
– El Libro Mayor o mayor de cuentas: seleccionando una cuenta (por ejemplo “430 – Clientes”) obtienes todos los movimientos de esa cuenta (todas las facturas y pagos asociados a clientes) con sus fechas, conceptos, debe/haber y saldo. Esto sirve para ver, por ejemplo, el historial de una cuenta de gasto o el saldo pendiente de cada cliente/proveedor (ya que el mayor de la subcuenta de un cliente muestra si te debe dinero).
– Balance de comprobación (Sumas y Saldos): es un reporte que resume, para cada cuenta contable, el total acumulado en el Debe, en el Haber y el saldo resultante, generalmente en un periodo o hasta una fecha dada (por ejemplo, desde inicio de año hasta hoy). Te indica si la contabilidad está cuadrada (los totales debe/haber deben coincidir) y da una vista general de cómo van las cuentas.
– Balance de Situación (también conocido como balance general): ElequipoIA puede presentarte un balance clasificado en Activo, Pasivo y Patrimonio Neto, mostrando la situación financiera de la empresa en una fecha determinada (normalmente al cierre del periodo). Es útil para ver cosas como cuánto tienes en activos (dinero en banco, cuentas por cobrar, inventario) vs tus deudas (préstamos, cuentas por pagar) y tu patrimonio.
– Cuenta de Pérdidas y Ganancias (estado de resultados): este informe te resumirá los ingresos y gastos del periodo seleccionado, generalmente el año hasta la fecha o el año completo, mostrando el resultado (beneficio o pérdida). Aquí verás cuánto has vendido en total, cuánto te han costado esas ventas (coste de mercancías, por ejemplo), gastos de personal, alquileres, suministros, etc., todo sumado por categorías, y al final el beneficio neto antes y después de impuestos. Para un autónomo o pyme es fundamental para saber si va bien su negocio. ElequipoIA calcula esto en base a tus facturas de venta (ingresos) y compra (gastos) contabilizadas. Incluso sin ser experto, este informe es fácil de entender pues se parece a una cuenta de resultados típica.
Todos estos informes se generan al instante si la información está al día. Puedes obtenerlos en pantalla o exportarlos (a PDF, Excel, etc.) para compartir con tu asesor o para archivarlos. Asegúrate, eso sí, de haber registrado todos los documentos y apuntes necesarios (por ejemplo, si no introduces un gasto importante, el Pérdidas y Ganancias no lo reflejará).
Consejos finales: Mantener la contabilidad integrada tiene numerosas ventajas. Por un lado, te evitas la doble entrada de datos (anotar facturas en un lado y luego en un programa contable separado), reduciendo errores. Por otro lado, te da visibilidad en tiempo real: en cualquier momento puedes saber cuánto te deben los clientes (mirando la cuenta Clientes), cuánto debes a proveedores, cuánto efectivo tienes, etc., sin esperar al fin de mes. No obstante, la contabilidad requiere cierta disciplina: – Trata de registrar todas tus facturas de compra en ElequipoIA, incluso aquellas pequeñas, para que los gastos queden contabilizados; – Marca los cobros y pagos conforme ocurran, para que la tesorería esté reflejada; – Revisa de vez en cuando los informes (por ejemplo, el Balance de Sumas y Saldos) para detectar si alguna cuenta está descuadrada o hay saldos inusuales (tu asesor puede hacerlo).
Si no te sientes cómodo interpretando los estados financieros, al menos utiliza la información práctica: saldos de clientes (quién te debe y cuánto), saldos de tesorería (cuánto dinero hay en banco/caja) y resultado del periodo (si estás ganando o perdiendo dinero). ELequipoIA te brinda esos datos de forma comprensible en sus informes y gráficos.
Por último, recuerda que al cerrar el año fiscal, deberás sacar los libros oficiales y presentarlos según la normativa (por ejemplo, los libros diarios legalizarlos en el Registro Mercantil, presentar cuentas anuales si aplica, etc.). Con la contabilidad en ElequipoIA, tendrás todo listo para extraer esa información. Posiblemente con ayuda de tu gestor harás los últimos asientos de ajuste (amortizaciones, impuestos, etc.) y luego obtendrás los informes finales. Lo importante es que, durante el año, la contabilidad integrada te sirva como herramienta de gestión, no solo como cumplimiento legal. Aprovecha los datos que te proporciona para tomar decisiones informadas (¿puedo invertir en algo nuevo? ¿cómo va la evolución de gastos este trimestre? ¿qué clientes están demorando pagos?). La contabilidad deja de ser un misterio cuando la tienes día a día al alcance, integrada con la facturación.
En resumen, el plugin de Contabilidad convierte a ElequipoIA en un ERP completo: facturación y contabilidad unidas. Tú emites facturas y gestionas cobros, y el sistema se encarga de reflejarlo todo contablemente. Así, tu única tarea adicional es revisar y, en caso necesario, complementar con algunos asientos especiales. Con esto, llegarás a fin de año con mucho trabajo ya hecho y con la tranquilidad de que tus números están bajo control. ¡Toda la parte financiera de tu negocio en un mismo lugar y de forma automatizada!
En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.
Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en los próximos meses. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.
Además, somos agentes digitalizadores del Kit Digital y gestionamos la ayuda para que tu negocio pueda implementar la factura electrónica subvencionada. Puedes consultar todos los detalles de este servicio aquí: Factura electrónica subvencionada con Kit Digital.
