Asesorías y gestorías: cómo centralizar la facturación de 100 clientes con El EquipoIA
Las empresas de asesoría y gestoría llevan la administración de decenas o incluso cientos de clientes distintos. Gestionar la facturación de 100 clientes de manera eficiente es un reto: diferentes series de facturas por cliente, distintos periodos fiscales, modelos tributarios, multitud de datos que manejar… ¿Cómo simplificar este trabajo titánico? La respuesta está en centralizarlo con una solución adecuada. En este artículo exploramos cómo un software para gestorías de facturación como El EquipoIA permite llevar la facturación de 100 (o más) clientes de forma centralizada, ordenada y cumpliendo todas las obligaciones, ahorrando tiempo a las asesorías y minimizando errores.
El desafío de facturar para tantos clientes
Imaginemos una asesoría contable que lleva 100 autónomos y pymes. Cada uno emite sus facturas de venta, recibe facturas de gastos, y todo eso hay que controlarlo para la contabilidad e impuestos. Sin una herramienta unificada, la gestoría podría verse gestionando 100 Excel distintos o accediendo a 100 cuentas diferentes de software de terceros (uno por cliente). Eso es inviable a largo plazo: tiempo duplicado, riesgo alto de confusión (¿en qué cliente estoy trabajando ahora mismo?), datos dispersos y complicaciones para formar a empleados en múltiples sistemas.
Problemas comunes sin centralización:
- Dificultad para cumplir con los plazos fiscales (modelo 303 de IVA, 111 de retenciones, etc.) porque la información de cada cliente está en diferentes formatos/lugares.
- Errores al transcribir facturas o sumar datos manualmente de varios orígenes, que pueden derivar en declaraciones incorrectas.
- Imposibilidad de obtener informes globales o comparativos. Por ejemplo, ¿cómo sabes rápidamente el total de facturación conjunta de tus 100 clientes, o detectar cuál está atrasado en su facturación, si no tienes todo en una misma plataforma?
- Desperdicio de tiempo en tareas repetitivas: entrar a múltiples aplicaciones, pedir documentación a cada cliente por separado, etc.
Por suerte, hoy existen soluciones pensadas para asesorías que resuelven esto integrando todo en un único entorno multiempresa.
Multiempresa en El EquipoIA: todas tus empresas bajo control
El EquipoIA permite gestionar múltiples empresas en un mismo programa. Esto significa que como asesoría puedes tener a tus 100 clientes dados de alta como “empresas” separadas dentro de tu cuenta. Cada una con su propia configuración fiscal (nombre, NIF, régimen de IVA, serie de facturación, etc.), pero accesibles con tu mismo usuario (con los permisos correspondientes).
¿Cómo funciona en la práctica? En el menú principal puedes cambiar de empresa activa con facilidad. Seleccionas, por ejemplo, “Cliente A – Restauración SL” y allí gestionas exclusivamente sus facturas, contactos, impuestos, etc. Luego cambias a “Cliente B – Autónomo Juan Pérez” y haces lo propio con él. Todo sin tener que cerrar sesión ni abrir otros programas. Es como tener 100 subcuentas dentro de una misma plataforma, aisladas en datos pero unificadas en acceso.
Ventajas inmediatas:
- Consolidación de uso: Capacitas a tu equipo en un único sistema (El EquipoIA) y con eso cubren todos los clientes. Menos curva de aprendizaje, menos errores por confusión entre softwares.
- Ajustes personalizados por empresa: Para cada cliente, configuras su régimen fiscal (¿es autónomo en estimación directa? ¿es pyme en régimen general de IVA? ¿aplica prorrata? etc.), sus series de facturación, su logo en facturas, moneda si aplica, etc. El EquipoIA guarda estos parámetros por separado, de modo que al emitir facturas o libros para ese cliente, se usan los datos correctos.
- Escalabilidad: Añadir un cliente nuevo es tan fácil como crear una nueva empresa en el sistema. No necesitas instalar nada más ni contratar cuentas adicionales con otros servicios. Si tu gestoría pasa de 100 a 120 clientes, El EquipoIA lo soporta sin problemas.
Otra funcionalidad útil es que puedes asignar usuarios con permisos para cada empresa. Por ejemplo, quizás quieras que algún cliente tenga acceso limitado para ver sus facturas (a través del Portal del cliente, un complemento donde tus clientes pueden consultar sus facturas en línea ellos mismos). O puedes permitir que ciertos empleados de tu asesoría solo trabajen con determinados clientes (restringiendo acceso a otros por confidencialidad). El EquipoIA ofrece gestión de usuarios y roles para adecuarse a estas necesidades.
Centralización de la información y automatización de tareas
Al centralizar la facturación de 100 clientes en El EquipoIA, obtienes información unificada y herramientas para automatizar procesos repetitivos:
- Importación masiva de datos: Si nuevos clientes te entregan listados de productos, clientes o facturas previas en Excel, puedes importarlos fácilmente. El EquipoIA cuenta con asistentes para cargar clientes, proveedores y catálogo de productos desde archivos CSV/Excel, evitando tener que teclear cientos de registros uno a uno.
- Emisión de facturas recurrentes: ¿Tienes clientes que emiten facturas periódicas (mensuales, por ejemplo alquileres)? Con el software puedes automatizar esas facturas recurrentes para que se generen cada mes sin fallo. Tú configuras una vez la recurrencia y el sistema crea las 100 facturas mensuales (una por cada cliente que tenga esa dinámica) automáticamente.
- Modelos tributarios simplificados: Quizá la joya para las gestorías: El EquipoIA puede ayudarte a preparar los modelos fiscales periódicos de cada cliente. Por ejemplo, al tener ingresadas todas las facturas de ventas y gastos de un cliente, el software te permite obtener el detalle para su modelo 303 de IVA, e incluso generar el borrador del formulario con los importes de IVA soportado y repercutido. Lo mismo con retenciones (modelo 111), pagos fraccionados (130), modelo 347 anual, etc. Esto transforma horas de cálculo manual en minutos, y con 100 clientes el efecto multiplicador es enorme. Tu equipo de impuestos puede repasar y ajustar, pero ya no necesita recopilar datos de 100 fuentes distintas: todo está en El EquipoIA.
- Consolidación contable: Si además de facturación llevas la contabilidad de tus clientes, la plataforma (con su módulo de contabilidad integrado) puede registrar automáticamente las facturas en los libros contables de cada empresa. Así, al final de trimestre, no solo tienes las facturas listas, sino también las cuentas contables cuadradas (ventas, IVA repercutido, gastos, etc.).
- Avisos y alertas: Puedes configurar recordatorios centralizados. Por ejemplo, que el sistema te avise si un cliente lleva X días sin emitir ninguna factura (lo cual podría ser anómalo y requiera seguimiento), o alertas de facturas por cobrar vencidas, etc. En lugar de revisar cliente por cliente, tendrías un panel de control general que te resalta dónde hay problemas.
- Actualizaciones legales al día: Con 100 clientes, seguro alguno está sujeto a algo especial (TicketBAI en el País Vasco, SII para otro, FacturaE para quien factura a la Administración…). Mantener 100 herramientas diferentes actualizadas sería imposible. Con El EquipoIA, la plataforma se actualiza centralmente. Si cambia la ley (por ejemplo, entra VeriFactu, o nuevas validaciones de factura electrónica), nosotros actualizamos una vez y afecta positivamente a todos tus clientes a la vez. Tu gestoría queda tranquila sabiendo que el software está al día con la normativa.
Colaboración gestoría-cliente: transparencia en la facturación
Centralizar no significa aislar al cliente, al contrario, puede mejorar la colaboración:
- Portal del Cliente: Como mencionamos, El EquipoIA ofrece un portal donde cada uno de tus clientes (las empresas a las que llevas) puede ingresar para ver sus facturas emitidas y recibidas, descargarlas, consultar estados de pago, etc. Esto reduce las consultas que te hacen por teléfono/email (“¿Me pasas el duplicado de la factura X?” o “¿Cuánto llevo facturado este trimestre?”). Ellos mismos pueden auto-servirse esa información de manera controlada y segura.
- Validaciones compartidas: Algunos clientes prefieren emitir sus facturas por sí mismos pero con supervisión de la gestoría. Puedes darles acceso a solo facturación de su empresa en El EquipoIA, de modo que ellos generan las facturas y tú las ves en tiempo real, pudiendo corregir algo si está mal antes de presentar impuestos. Así ambos trabajan en la misma plataforma, cada uno con su rol.
- Comunicación unificada: Notas, comentarios o ajustes hechos en el sistema quedan registrados. Por ejemplo, si corriges un dato de cliente o añades una etiqueta “revisado Q4” en las facturas, tu cliente también lo ve. Esto elimina esos intercambios interminables de excels o PDFs con versiones diferentes de la información.
El Equipo IA
Caso de uso: presentando IVA para 100 clientes
Imaginemos el final de trimestre (un clásico momento crítico). Sin El EquipoIA, tu equipo estaría recopilando facturas de cada cliente (algunos te las mandan por email, otros en papel, otros te dan acceso a su facturita.com etc.), luego sumando bases e IVAs, rellenando 100 formularios 303 manualmente. Con El EquipoIA centralizado, el panorama es:
- Todos los datos ya están en el sistema (porque se fueron registrando en tiempo real).
- Entras al módulo fiscal y, cliente por cliente, generas el informe de IVA. El EquipoIA te da los números: total facturas emitidas con IVA 21%, 10%, etc., total facturas recibidas deducibles, etc. Incluso podría generarte el fichero o formulario para presentación telemática.
- Revisas rápidamente, detectas anomalías (por ejemplo, un cliente sin facturas – puede significar que no te pasó datos o que no facturó, lo contactas a tiempo).
- Presentas los 100 modelos sin sudar tinta. Ganaste tiempo para asesorar al cliente en optimizar su negocio en lugar de solo hacerle de “machaca” de datos.
En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.
Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en los próximos meses. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.
Además, somos agentes digitalizadores del Kit Digital y gestionamos la ayuda para que tu negocio pueda implementar la factura electrónica subvencionada. Puedes consultar todos los detalles de este servicio aquí: Factura electrónica subvencionada con Kit Digital.
